woensdag 8 juni 2011

Acht tips om je kennis beter te benutten

Hoe groter de organisatie, hoe meer kennis er beschikbaar zou moeten zijn. Maar helaas, die beschikbare kennis wordt vaak niet benut. Medewerkers hebben vaak geen weet van de informatiebronnen en vinden zelf het wiel weer uit. Niet erg efficiënt in een kenniseconomie.

"Het is niet de bedoeling dat we hier allemaal gaan nadenken", kreeg een medewerker te horen, die ik onlangs sprak. De baas dacht kennelijk dat hij dat wel in zijn eentje af kon. Toch zijn in veel organisaties de medewerkers het belangrijkste 'kapitaal'. Je laat als bedrijfsleiding juist een belangrijke kans liggen als je het enorme potentieel van je medewerkers niet benut, zeker als de organisatie innovatie hoog in het vaandel draagt.

Zo kan het ook:
1. Lang leve de kennisnetwerken
Veel kennis blijft in een grote organisatie vastzitten in een bepaalde afdeling. Een gemiste kans. Om de kruisbestuiving van informatie en ideeën te bevorderen kun je kennisnetwerken oprichten. Dat zijn losse samenwerkingsverbanden van medewerkers, dwars door de hele organisatie heen. Eens in de zoveel tijd komen zij samen om in een informele setting kennis over een bepaald thema uit te wisselen. Voorwaarde daarvoor is dat medewerkers daar echt tijd en gelegenheid voor krijgen.
Doe dat uitwisselen niet alleen intern, maar ook met de buitenwereld. Ga samenwerkingsverbanden aan met universiteiten, andere kennisinstellingen en partnerorganisaties. Wees niet bang om je eigen kennis te delen, maar zie het juist als een kans om elkaar te inspireren en te verrijken.

2. Schakel niet klakkeloos de Tomtom in

Voor medewerkers is het verleidelijk om op intranet te zoeken of een digitale wegwijzer te gebruiken als ze een antwoord zoeken op een bepaalde vraag. Dat kan, maar de kans is groot dat medewerkers steeds dezelfde route bewandelen en daardoor interessante informatie missen.

Zorg daarom niet alleen voor een toegankelijk aanbod en goede ontsluiting van digitale kennis, maar stimuleer ook je medewerkers elkaar te bevragen. Dat betekent dat er een cultuur moet zijn waar vragen stellen gewaardeerd wordt.

3. Zoek de verdieping
Interne vergaderingen gaan vaak over werkdruk, agenda's en procedures, niet over onderwerpen die belangrijk zijn om de organisatie te innoveren. Probeer dit 'ritueel vergaderen' zoveel mogelijk te beperken en wijd je werkoverleg liever aan inhoudelijke thema's.

Vraag medewerkers om een onderwerp inhoudelijk voor te bereiden. Op de vergadering kan elke keer zo'n thema nader uitgediept worden. Bespreek welke nieuwe kansen uit dit onderwerp voortvloeien. Zo staan kennisdelen en innovatie voortdurend op de agenda.

4. Koester je verse (kennis-)aanvoer
Behandel jonge collega's die net van hun opleiding afkomen niet als een 'onbeschreven blad', dat vooral nog veel ervaring moet opdoen, maar als leverancier van actuele kennis.

5. Laat mensen uit de hamstermolen stappen
Zorg voor voldoende ruimte en tijd, zodat mensen geregeld afstand kunnen nemen van de waan van de dag. Die ruimte is niet alleen nodig om nieuwe kennis te verwerven, maar ook om te experimenteren en verworven inzichten toe te passen.

6. Organiseer leeskringen
Interessante kennis en inspirerende ideeën doe je vaak op in vakgebieden die juist niet met het werkterrein van je organisatie te maken hebben. Hoe kun je die ideeën als organisatie op een gemakkelijke manier tot je laten komen?

Richt een leeskring op. Daarbij lezen de deelnemers allemaal een boek dat niets met het eigenlijke werk te maken heeft, maar wel interessante trends of inspirerende inzichten bevat. In de leeskring worden deze boeken gezamenlijk besproken en samengevat. Alle deelnemers nemen de opgedane inzichten mee naar hun eigen afdeling.
De drukbezette topman of - vrouw van de organisatie laat zich eveneens bijpraten en krijgt zo nieuwe voeding voor ideeën aangereikt.

7. Vertel verhalen
Verhalen zijn krachtige middelen om nieuwe inzichten te delen. Veel krachtiger dan powerpointpresentaties of de cijfers in het financiële jaarverslag. De medewerkers luisteren welwillend naar een presentatie, maar ze onthouden feitjes en cijfers niet echt. Laat staan dat ze kunnen navertellen wat de boodschap precies is. Ze lopen er simpelweg niet warm voor.
Een verhaal daarentegen onthouden mensen wel, omdat dit hun verbeelding aan het werk zet. Beelden blijven gemakkelijker hangen en roepen emoties en herkenning op. Maak daarom ruimhartig gebruik van deze onverslaanbare drager van informatie.

8. Leer van fouten
Een welbekende tip, maar ook de moeilijkste. Fouten zijn ontzettend leerzaam, maar je moet die opgedane kennis ook durven te benutten.

Degene die een grote fout maakt waardoor de organisatie veel geld misloopt, wordt daarom niet de laan uitgestuurd. Hij mag juist blijven, want de organisatie heeft immers net veel geld in hem geïnvesteerd!

Verder lezen:



Mis mijn volgende artikel over ideeën niet

Sigrid van Iersel is als schrijver en journalist gespecialiseerd in creatief denken en storytelling. Zij helpt bij het verzinnen van meer en betere ideeën en laat in verhalen voelen waarom ze belangrijk zijn. Gemakkelijk op de hoogte blijven van deze artikelen? Vul dan hier je e-mailadres in en ontvang automatisch een mail bij de publicatie van ieder nieuw artikel.

Leer lenig denken

Ideeën nodig om je creatieve denkvermogen op te rekken? In het boek Lenig denken, technieken voor creatieve denkkracht lees je een groot aantal ideeën en oefeningen, die je op je werk en in je privéleven van pas komen. Bestel het boek nu bij Managementboek
Share/Save/Bookmark

3 opmerkingen:

Anne Raaymakers zei

En verhalen zou je dan kunnen illustreren met beelden in Prezi. Is boeiender en dan blijft je verhaal nog beter hangen.

Marije van den Berg zei

Aanvullend: vraag ook al die kringen en netwerken (goed idee) heel kort op te schrijven wat nieuwe inzichten of bronnen waren en verzamel die eens per week in een simpele e-mailnieuwsbrief. Belangrijk daarin is dat je aan elk kennis-item een naam hangt, zodat mensen en kennis één worden en je daarmee juist weer stimuleert dat mensen elkaar opzoeken. Zo wordt iedereen curator en archivaris en bibliothecaris van de collectieve kennis. En ontsluiten via personen werkt uiteindelijk beter dan via kennisdatabanken.

Sigrid van Iersel zei

Dank voor jullie aanvullingen!